Comment organiser une rencontre

Les commentaires des internautes
Contents:


  1. Une question ?
  2. 2- Comment préparer une réunion de travail ?
  3. Comment réussir la conduite de vos réunions ?
  4. Comment organiser une réunion de travail efficace : 3 étapes - RSM

Au-delà, la réunion risque de ne pas être aussi productive. Il est important que les personnes invitées à la réunion y trouvent un intérêt réel. Ces personnes perdront leur temps et cela sera au final contreproductif.

Une question ?

Préparer une réunion de travail en définissant clairement ses objectifs va également permettre de sélectionner les participants. Organiser une réunion de service afin de décider des orientations à donner pour les mois à venir nécessitera plutôt la participation des personnes à même de prendre des décisions et de les faire appliquer.


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Pour être efficace, une réunion ne devrait pas avoir plus de huit à dix participants. Pour faire passer un message ou des informations, un discours ou une présentation peut être très efficace. Le lieu de la réunion doit être adapté à la fois à la structure choisie et au nombre de participants. De même, les murs en béton réverbèrent le son, ce qui engendre une fatigue supplémentaire, aussi bien pour ceux qui prennent la parole que pour ceux qui écoutent.

Durant cette période, le cerveau est le moins alerte et par conséquent, les personnes moins réceptives et moins productives.

Les objectifs de la réunion seront clairement énoncés pour tout le monde. La liste des tâches à effectuer, ainsi que le temps précis qui pourra y être consacré seront communiqués. Ainsi tous les participants pourront se préparer et apporter une contribution qui permettra de faire avancer la réunion dans la bonne direction.

Une fois les invitations envoyées, il est important de demander une confirmation de sa présence à chacun des participants quelques jours avant la réunion. Il est impératif de préparer les documents de travail qui pourront servir de support à la réunion.

2- Comment préparer une réunion de travail ?

Si un tableau blanc est utilisé, les feutres sont-ils disponibles? Le rétroprojecteur est-il branché et opérationnel, le réseau fonctionne-t-il? Autant de question à se poser avant la réunion afin de ne pas perdre de temps le jour J. Enfin, soignez votre présentation! Les idées à faire passer doivent être résumées. Une règle prévaut: La diapositive doit être épurée, graphique et agréable. Elle doit également pouvoir être lue de près comme de loin. Je suis de votre avis, le fond primera toujours sur la forme comme dans de nombreux domaines.

Merci à nouveau pour votre article précieux. Bonne journée, David.

ORGANISER, ANIMER UNE RÉUNION 1/5 Introduction

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Comment réussir la conduite de vos réunions ?

Répondre Bonjour David, merci pour votre commentaire. Il s'agit là de la base d'une communication managériale efficace, un pilier de l'intelligence collective. Par ailleurs, des échanges avec vos différents interlocuteurs professionnels, notamment dans le cadre de la gestion de projet, sont cruciaux pour atteindre les objectifs fixés et mener le projet à son terme. Pour conduire une réunion de travail efficacement, vous devez ainsi parfaitement maîtriser les techniques d'animation et connaître les différents outils à votre disposition.

Quel que soit le contexte dans lequel vous organisez votre réunion de travail, l'objectif de la rencontre ainsi que les personnes invitées, une préparation rigoureuse est essentielle à son bon déroulement. Par ailleurs, cela vous assurera une efficacité renforcée. Fixation des objectifs, sélection des participants, compilation des documents utiles Il est crucial de vous assurer que tout sera prêt le moment venu afin de maximiser la productivité individuelle et collective.

Le jour J, quelques vérifications de dernière minute sont toutefois à prévoir, notamment quant au matériel disponible bon fonctionnement des différents appareils qui seront utilisés - rétroprojecteur, connexions internet, etc. Définissez le format que vous souhaitez adopter pour votre rencontre.

Comment organiser une réunion de travail efficace : 3 étapes - RSM

Selon la thématique abordée, les objectifs attendus ainsi que le contexte dans lequel vous piloterez cette réunion, différents types de réunion sont possibles:. Optez pour une animation énergique et adaptée. Il est important d'instaurer une certaine dynamique de groupe pour une productivité et une efficacité renforcées.

Différentes postures sont possibles en matière d'animation, parmi lesquelles:. En découvrir davantage sur l'animation de réunion. Si votre public montre des signes de décrochage, que certains participants remuent à outrance, baillent aux corneilles, sont impassibles, que d'autres encore semblent dormir éveillés Re-dynamiser votre réunion avant de perdre l'attention de tout le monde! Une fois le format et le type d'animation fixés, voici venu le moment d'architecturer la rencontre à proprement parler:.

Méthodes et outils sont foison quant à la façon de conduire efficacement une entrevue et obtenir les résultats escomptés.